Efektywność to najważniejszy element prowadzenia współczesnego biznesu. Dotyczy to nie tylko produkcji, ale właściwie każdego procesu i obszaru – od sprzątania, poprzez księgowość, aż po obsługę kadrową i płacową. Zwiększenie wydajności i automatyzacja procesów to najlepsze sposoby na zmniejszenie kosztów operacyjnych i zyskanie czasu na rozwój strategicznych celów swojej działalności. Jednym z narzędzi, które wspiera przedsiębiorców w poprawieniu efektywności procesów, jest outsourcing kadr i płac. W artykule przeanalizujemy, jak powinna wyglądać obsługa kadrowo-płacowa realizowana przez profesjonalną firmę zewnętrzną, a także co można na tym zyskać.
Wybór partnera outsourcingowego – kluczowe kryteria i strategia selekcji
Wybór dostawcy usług jest bardzo ważnym etapem w procesie outsourcingu kadr i płac. Istnieje kilka czynników, które trzeba wziąć pod uwagę podczas selekcji partnera. Po pierwsze, należy dokładnie sprawdzić doświadczenie firmy, reputację i opinie klientów. Firmy z długim stażem na rynku i pozytywnymi referencjami mogą zapewnić lepszą jakość i wysoki standard usług, zwykle więcej inwestują w swój personel i w technologie, a także stale poszerzają zakres swoich usług.
Po drugie, dobry outsourcing kadr i płac powinien zaspokajać wszystkie potrzeby przedsiębiorstwa, ale jednocześnie być elastyczny i oferować różne modele współpracy. W takim przypadku klient może powierzyć firmie zewnętrznej jedynie część wybranych procesów np. tylko płace, a kadrami zarządzać we własnym zakresie.
I po trzecie, skuteczna współpraca z dostawcą usług outsourcingowych opiera się na zbudowaniu partnerskiej relacji, wzajemnym zaufaniu, otwartej komunikacji i wspólnych celach. Najlepsze firmy delegują zespół specjalistów kadrowo-płacowych do obsługi klienta, a także wyznaczają mu opiekuna. Dzięki temu klient ma zapewnione wsparcie na każdym etapie współpracy.
Nowoczesny outsourcing kadr i płac, czyli technologia i automatyzacja procesów
Najlepsze firmy zajmujące się obsługą kadr i płac stale inwestują w narzędzia informatyczne. Dzięki temu są w stanie:
-
zapewnić lepszą efektywność operacyjną,
-
usprawnić procesy związane z kadrami i płacami,
-
zautomatyzować niektóre czynności,
-
zagwarantować pełne bezpieczeństwo danych i terminowość rozliczeń,
-
zaoferować atrakcyjną cenę usługi,
-
skrócić czas naliczania płac,
-
dostarczyć szczegółowe raporty,
-
zapewnić dostęp do narzędzi – aplikacji, systemów informatycznych.
Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami to bardzo ważne kwestie w obszarze kadr i płac. Aby zapewnić poufność informacji pracowników, niektóre firmy decydują się na wprowadzenie e-teczek. Digitalizacja dokumentów kadrowych niesie za sobą same korzyści – umożliwia łatwiejszy dostęp do danych, szybsze ich przetwarzanie, redukcję kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji, a także gwarantuje większe bezpieczeństwo. Outsourcing kadr i płac może być sposobem na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, jeśli dostawca usług dysponuje odpowiednią technologią i doświadczeniem w tym zakresie.
